Kuopas - Kuopion Opiskelija-asunnot Oy

Asukastoiminta ja vapaa-aika

Ohjeita asukastoimikunnan jäsenille

Näiden ohjeiden tarkoituksena on Asukastoimikunnan toiminnan helpottaminen. Asukastoimikunnan pakolliset tehtävät määräytyvät laissa yhteishallinnosta vuokrataloissa (16.7.1990/649; http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1990/19900649), ja käytännössä nämä tehtävät käydään läpi vuosittain yhdessä kokouksessa. Asukastoimikunnan tapana on tehdä Kuopaksen Asukastoimikunta kokouksistaan pöytäkirjat, jotka ovat kaikille nähtävillä Kuopaksen nettisivuilla.

Asukastoimikunnan järjestäytyminen ja tehtävät

Asukastoimikunnan tulee järjestäytyä valituksi tulonsa jälkeen. Järjestäytyminen tapahtuu käytännössä asukaskokouksen yhteydessä. Järjestäytymiskokouksessa asukastoimikunnalle valitaan puheenjohtaja, sihteeri ja määrärahavastaava, lisäksi näille kaikille valitaan varahenkilöt. Yksi henkilö voi hoitaa useampaakin tehtävää.

Puheenjohtaja

Puheenjohtaja toimii luottamushenkilönä asukkaiden ja Kuopaksen välillä, käytännössä viestintä toimii yleensä sähköpostin välityksellä.

Asukastoimikunnan toimikausi

Asukastoimikunnan toimikausi alkaa heti virallisen asukaskokouksen jälkeen ja kestää seuraavaan valintakokoukseen saakka.

Muuttuva jäsenistö

Toimintavuoden mittaan jäsenistöön tulee tavallisesti muutoksia. Osa jäsenistä saa opintonsa päätökseen ja muuttaa pois, toisille taas voi tiiviin opiskelutahdin ja asukastoiminnan yhteensovittaminen tuottaa ongelmia. Jos kovin moni jäsen joutuu luopumaan tehtävistään kesken kauden, on toiminta vaarassa tyrehtyä kokonaan. Kaikki asukkaat ovatkin tervetulleita mukaan. Uudet halukkaat voivat tulla mukaan kesken kaudenkin, mutta ei varsinaisina jäseninä. Mikäli uusia jäseniä halutaan virallisesti mukaan asukastoimintaan, tulee järjestää uusi virallinen asukaskokous (kutsu toimitettava jokaiseen huoneistoon ja kiinteistön ilmoitustaululle sekä liike- ja toimistotiloihin vähintään viikkoa ennen kokousta). Tapahtuneista muutoksista tulee ilmoittaa Kuopakselle osoitteeseen asiakaspalvelu@kuopas.fi.

Tilitykset ja pöytäkirjat

Pöytäkirjat, tilitykset/kuitit ym. materiaali tulee toimittaa Kuopaksen toimistolle Kuopion Opiskelija-asunnot Oy, Asukastoiminta, Torikatu 15, 70110 Kuopio.

Päätös hankinnoista tulee näkyä selkeästi yksilöitynä pöytäkirjassa. Allekirjoitettu kokouspöytäkirja tulee lähettää tilityksen liitteenä, mikäli sitä ei ole jo aiemmin toimitettu Kuopakselle. Muistattehan, että tilityslomakkeeseen tulee laittaa aina pöytäkirjan numero, johon tilitys liittyy, alkuperäiset kuitit sekä kaksi allekirjoitusta.

Kun pidätte talkoita ym. tapahtumia, tilitykseen täytyy myös aina liittää osallistujalista.

Toimintakertomus, toimintasuunnitelma ja inventaari

Asukastoimikunnan tulee laatia toimintasuunnitelma, josta ilmenee kustannukset, toimintakertomus sekä inventaari ja ne tulee toimittaa Kuopakselle tammikuun loppuun mennessä.

Nämä asiakirjat tehdään yhdessä asukaskokouksessa ja lähetetään Kuopakselle tammikuun aikana. Määrärahoja toimikunta pääsee käyttämään vasta, kun kaikki tarvittavat paperit on toimitettu määräaikaan mennessä. Määrärahojen käyttö on sidottu näiden asiakirjojen toimittamiseen. Velvoitteiden laiminlyönti saattaa aiheuttaa määrärahan supistumisen. Aktiivinen, toimiva asukastoimikunta on edellytys täysimääräisen määrärahan myöntämiselle.

Toimintakertomus

Toimintakertomuksen laadinnassa ei tarvitse pitäytyä tietyssä muodossa, vaan riittää kun kertoo edellisvuoden toiminnasta, toimintasuunnitelman toteutumisesta ja rahankäytöstä.

Toimintasuunnitelma

Toimintasuunnitelmaan kartoitetaan puolestaan vuoden tavoitteet ja budjetoidaan käytettävissä olevat varat. Tulevia suunnitelmia pohdittaessa voittaja on se joka ottaa toiset asukkaat huomioon. Yhdellä kertaa ei kannata haukata liian suurta palaa, mutta tarpeeksi houkuttelevaksi toiminta kannattaa suunnitella.

Inventaari

Inventaari tehdään kalenterivuosittain ja se kuvaa tilannetta 31.12. Inventaari on tilinpäätösasiakirja, joka toimitetaan Kuopakselle tammikuun loppuun mennessä, yhdessä toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman kanssa.

Inventaarissa asukastoimikunta inventoi vastuullaan olevan omaisuuden, johon sisältyvät koneet ja laitteet. Mukaan inventoimaan kannattaa ottaa sellainen henkilö, joka on ollut mukana edellisen vuoden toiminnassa. Inventaarin pohjana käytetään edellisen vuoden inventaaria, johon tehdään lisäykset. Mikäli tavaran säilytyspaikka ei ole Kuopaksen toimistolla, tulee inventaarissa mainita kenen hallusta mitäkin löytyy.

Poisto

Kaikki poistettavat tavarat tulee yksilöidä inventaariin. Sellaiset tavarat, jotka ovat käyttökelpoisia, on toimitettava tarvittaessa Kuopakselle säilytykseen.

Yksityiskohdat poistoista on sovittava tarkemmin Kuopaksen kanssa.

Hallintaoikeus

Asukastoimikunnalla on hankkimiinsa tavaroihin hallintaoikeus Kuopaksen myöntämissä rajoissa, Kuopaksella on tavaroihin omistusoikeus.

Asukastoimikunnalla ei ole valtuuksia myydä kunnossa olevia laitteita/tavaroita, vaan tarvittaessa ne tulee toimittaa Kuopakselle säilytykseen mahdollista myöhempää käyttöä varten.