Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Kuopion Opiskelija-asunnot Oy (y-tunnus: 0171192-0)
Torikatu 15
70110 Kuopio
Puh. 020 710 9740

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Atte Koskela
Torikatu 15
70110 Kuopio
Puh. 020 710 9740
asiakaspalvelu@kuopas.fi

3. Rekisterin nimi

Kuopas asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:
• asiakkaan tietojen ylläpito
• vuokrareskontran ylläpito
• asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
• asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
• vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
• vuokrasopimusten päättäminen
• asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, avaimenlainaajista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:
Perustiedot, kuten
• nimi
• henkilötunnus
• yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• sukupuoli

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

• asiakasnumero
• asiakkuuden alkupäivämäärä
• samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
• samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
• kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
• tieto mahdollisesta edunvalvojasta
• tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
• tulo- ja varallisuustiedot
• luottotiedot
• velkajärjestelytieto
• perintätieto
• asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
• asunnon tarvetta koskevat tiedot
• vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
• alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
• reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltioinnit
• rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
• pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
• suoramarkkinointiluvat ja kiellot- Tiedot avainten luovutuksista
• kiinteistöjen ovien kulkutiedot, kuten avaintunnistetieto, päivämäärä ja kellonaika
• avaimen haltijan nimi ja osoite sekä muut mahdolliset yhteystiedot, luovutus- ja palautuspäivämäärä
• Jälleenvuokraajan etunimet ja sukunimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Kuopaksen ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Kuopaksen puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Asukkaiden tietoja luovutetaan Kelalle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa isännöinti, huolto, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi.

Kuopaksen chat-palvelussa toimii Kuopaksen omien asiakaspalvelijoiden lisäksi Digizer Oy, joka tuottaa asiakaspalvelua verkkosivun vierailijoille.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee Kuopaksen ulkopuolinen taho, voi Kuopas luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Kunnille luovutamme säännönmukaisesti tiedot asukasvalinnoista aravarajoituslain 4a – 4d §:n, vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta annetun lain 11a – 11d §:n sekä asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukivuokra-asuntoihin annetun valtioneuvoston asetuksen nojalla.

Tiedot säilytetään ja niitä käsitellään pääsääntöisesti EU/ETA sisällä. Mikäli tietoja kuitenkin siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle, sovitaan tarvittavista suojatoimenpiteistä ja lisätoimien toteuttamisesta tarvittavassa laajuudessa henkilötietojen suojaamiseksi sovellettavan lainsäädännön vaatimalla tavalla. Kansainvälisen perinnän yhteydessä tietojasi saatetaan luovuttaa kohdemaassa toimivalle asiamiehelle.

8. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella. Kaikkien yritysten kanssa tehdään sopimus henkilötietojen käsittelystä, mikäli henkilötietoja on tarpeellista käsitellä.

9. Säilytysajat

Henkilötiedot saadaan hakemuksen yhteydessä ja hakemuksia säilytetään 3 vuotta Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen ohjeistuksen mukaisesti. Asiakkuudet säilytetään vähintään 10 vuotta asukasvalintapäätöksien säilytystarpeen takia (kunta), ja ne poistetaan kirjanpitolain mukaisesti viimeistään, kun on kulunut 6 vuotta sen tilikauden lopusta, kun asiakkaalla ei ole enää velvoitteita Kuopakselle. Perintätoimeksiannon liittyviä tietoja säilytetään laissa (Laki perintätoiminnan harjoittajien rekisteröinnistä) säädetyn velvoitteen mukaisesti viisi vuotta toimeksiannon päättämisestä. Pesulavarausjärjestelmästä ja uutiskirjepalvelusta asiakas poistaa tietonsa halutessaan itse.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Henkilötietolain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää tietojen poistamista, oikaisemista (vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva itseään koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton tieto), käsittelyn rajoittamista tai käsittelyn vastustamista. Tarkastuspyyntöä tai muita pyyntöjä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Kuopaksen rekistereissä olevat henkilötiedot eivät ole sellaisia, että niitä voitaisiin siirtää. Kirjallinen pyyntö pyydetään toimittamaan osoitteeseen Kuopas, Tietosuojavastaava, Torikatu 15, 70110 Kuopio. Yhteydenotossa on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta, vai liittyykö yhteydenotto jonkin muun oikeuden käyttämiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.